Khóa học Sale OTA tự học online (Tất cả kiến thức A-Z)

Tư tưởng trước khi học Sale OTA nói riêng hay hoc bất kỳ lĩnh vực gì bạn nên học với tâm thế MỞ NÚT CHAI, như người bắt đầu đầu từ con số 0 để tiếp nhận kiến thức dễ dàng và hiệu quả nhất. Vì mỗi giai đoạn bạn học tập bạn đều có những sự trải nghiệm nhất định, kiến thức nền tảng sẵn có (có thể đúng/ hoặc sai).

Đây là một số phần mềm sử dụng để hỗ trợ việc đào tạo, thực hành trao đổi từ xa trong quá trình đào tạo OTA và hỗ trợ sau này sau khi kết thúc khóa học Sale OTA. Nếu bạn sử dụng máy tính để bàn/ PC thì cần được trang bị camera/ micro (tai nghe) để có thể trao đổi được. Nếu dùng Laptop thì đã được trang bị có sẵn rồi. Nếu dùng hệ điều hành MacOS/ Linux hãy cài phần mềm hỗ trợ trên đa nền tảng như Anydesk để sử dụng được.

PHẦN MỀM GỌI VIDEO CALL/ MEETING HỖ TRỢ ĐÀO TẠO SALE OTA

• OTAVN thường sử dụng Google Meet trên nền tảng web, app di động (hỗ trợ tất cả các hệ điều hành Windows, MacOS, Linux) để gọi video, âm thanh thay vì dùng gọi qua một số công cụ như Zalo.
• Phần mềm gọi video call/ âm thanh cuộc gọi: Telegram (hỗ trợ tất cả các hệ điều hành Windows, MacOS, Linux) hoặc zalo, Viber dùng thay thế cho google meet cũng có thể dùng cho việc đào tạo Sale OTA theo phương thức online 1-1/ nhóm cho cá nhân hoặc nhóm.

PHẦN MỀM ĐIỀU KHIỂN MÁY TÍNH/ ĐIỆN THOẠI TỪ XA

• Phần mềm điều khiển MÁY TÍNH từ xa: Anydesk, Teamviewer (hỗ trợ tất cả các hệ điều hành Windows, MacOS, Linux)
• Phần mềm điều khiển MÁY TÍNH từ xa: Ultraviewer (hỗ trợ hệ điều hành Windows)
• Phần mềm điều khiển ĐIỆN THOẠI từ xa: Anydesk, Teamviewer Quicksupport (hỗ trợ hệ điều hành Android, iOS)

PHẦN MỀM THAY ĐỔI KÍCH THƯỚC ẢNH/ ĐỔI TÊN HÀNG LOẠT

• Phần mềm thay đổi kích thước/ nén ảnh: Xnresize (hỗ trợ tất cả các hệ điều hành Windows, MacOS, Linux)
• Phần mềm thay đổi kích thước/ nén ảnh: Caesium (hỗ trợ hệ điều hành Windows)
• Phần mềm đổi tên ảnh/ file hàng loạt: Inviska rename (hỗ trợ tất cả các hệ điều hành Windows, MacOS, Linux)

HƯỚNG DẪN TẢI PHẦN MỀM/ APP VÀ CÁCH CÀI ĐẶT/ CÁCH DÙNG (***)

Link tải/ cài đặt phần mềm trên máy tính/ laptop. Nếu sử dụng máy tính bảng Bạn tìm kiếm trên kho ứng dụng Google Play hoặc App store để cài đặt (Telegram, Anydesk):

• Gọi video, hội thảo, đào tạo Google Meet https://meet.google.com/ (Không cần cài đặt trên máy tính, nếu dùng trên điện thoại thì cài app trên Android/ iOS)
• Phần mềm gọi video call trên máy tính/ điện thoại Telegram: https://telegram.org/apps (Tất cả hệ điều hành Windows/ MacOS/ Linux)
• Phần mềm điều khiển máy tính/ điện thoại Anydesk: https://anydesk.com/en (Tất cả hệ điều hành Windows/ MacOS/ Linux)
• Phần mềm gọi video call trên máy tính/ điện thoại Zalo: https://zalo.me/pc (chỉ chạy trên HĐH Windows)
• Phần mềm điều khiển máy tính Ultraviewer: https://www.ultraviewer.net/vi/download.html (chỉ chạy trên HĐH Windows)
• Phần mềm nén ảnh, thay đổi kích thước ảnh XNreview: https://www.xnview.com/en/xnresize/ (Tất cả hệ điều hành Windows/ MacOS/ Linux)
• Phần mềm nén ảnh, thay đổi kích thước ảnh Caesium: https://saerasoft.com/ (chỉ chạy trên HĐH Windows)

Lưu ý:

• Sau khi bấm tải bạn lưu về máy tính, mở thư mục đã tải về nhấn đúp chuột để cài đặt. Với một số công cụ điều khiển từ xa mỗi khi dùng bạn phải bật phần mềm lên trên máy tính/ điện thoại và cung cấp ID và Password (mật khẩu) cho người khác để có thể truy cập vào máy tính/ điện thoại từ xa. Mỗi lần mở lên sẽ là 1 ID và Password khác nhau.
• Khi dùng Google Meet bạn phải cấp quyền truy cập Micro/ camera thì mới trò chuyện trao đổi được. Trên trình duyệt bạn nhấn vào hình ổ khóa trên thanh địa chỉ của trình duyệt > Site setting > chọn allow mục Microphone và Camera

Hướng dẫn cài đặt, cấp quyền cho app Teamviewer Quicksupport trên iOS/ Android bằng cách khi có thông báo yêu cầu truy cập từ người hỗ trợ bạn cần đồng ý cấp quyền làm theo hướng dẫn. Trên iOS phải chọn ứng dụng cần cấp quyền là Teamviewer Quicksupport và bấm bắt đầu truyền phát

Hướng dẫn cài đặt, cấp quyền cho app Anydesk  trên iOS/ Android bằng cách khi có thông báo yêu cầu truy cập từ người hỗ trợ bạn cần đồng ý cấp quyền làm theo hướng dẫn. Trên iOS phải chọn ứng dụng cần cấp quyền là Anydesk và bấm bắt đầu truyền phát

Hướng dẫn cài đặt và cấu hình cho Google Meet trên máy tính: camera và micro để truyền được hình ảnh và âm thanh khi được hỗ trợ/ trao đổi giữa giảng viên - học viên.

Cách tự học Sale OTA online hiệu quả là bạn thực hành sau mỗi bài học, nội dung học. Nếu bạn chưa có Extranet, sau khi đăng ký học, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ đăng nhập vào hệ thống một số kênh OTA phổ biến để có thể xem, thực hành trên các kênh OTA có sẵn của OATVN.

Một số nội dung bài giảng, chúng tôi sẽ đính kèm các file như Excel để thực hành tính giá, bạn hãy tải về máy để thực hành.

Một số nội dung sẽ hiện thị ra trước, còn hầu hết các nội dung sẽ ẩn, và chỉ dành cho các bạn đã đăng ký khóa học Sale OTA cơ bản tự học online mới hiện ra.

Đây là các kiến thức nền tảng để bạn hiểu sâu về OTA, các nền tảng hoạt động và các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình vận hành sau này. Đừng chủ quan với những kiến thức này vì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách bạn vận hành CSLT của bạn.

Ví dụ: CSLT A mở bán ban đầu trên 03 kênh là booking.com, Agoda, Expedia, thì một số kênh OTA như Traveloka có thể lấy dữ liệu từ Expedia, khi CSLT liên hệ mở bán với Traveloka trực tiếp thì dữ liệu số lượng phòng, giá sẽ ưu tiên lấy từ Extranet của kênh Traveloka. Một số trường hợp nếu không hiểu hệ thống và cài đặt lệch giá thì hệ thống sẽ hiển thị cả phần dữ liệu của đối tác/ partner offer.

Các nền tảng hoạt động của kênh OTA rộng khắp trên internet. Đầu tiên là Google Engine bao gồm hệ sinh thái google như Google Search, Travel, Map...

Các kênh OTA phổ biến trên thế giới

• Agoda
• AirGorilla
• Airbnb
• Booking.com
• CheapOair
• CheapTickets
• Cleartrip
• Ctrip (trip.com)
• Despegar / Decolar
• Dorms.com
• Expedia
• HRS
• Hostelworld
• HotelTonight
• Hotelbeds
• Hotwire
• Kayak
• Lastminute
• MakeMyTrip (GoMMT)
• OneTravel
• Orbitz
• Priceline
• Travelocity
• Traveloka
• Vrbo
• eDreams
• hotelworld
• ticket.com

Các kênh OTA phổ biến tại Việt Nam

• Agoda.com (*)
• Booking.com (*)
• Expedia.com.vn | hotels.com (*)
• traveloka.com (*)
• vntrip.vn (*)
• mytour.vn (*)
• Gotadi (*)
• ctrip | trip.com (TQ)
• Go2joy
• Chudu24
• iVivu

…

• Tham gia vào các kênh OTA sẽ giúp gia tăng đáng kể cơ hội tiếp cận khách hàng trên khắp thế giới, không phân biệt khoảng cách.
• Mặc dù mỗi doanh nghiệp đều website riêng nhưng các doanh nghiệp như khách sạn vẫn cần hợp tác với các OTA.
• Bởi các đại lý du lịch trực tuyến là một kênh marketing hiệu quả cho khách sạn. Sự hiện diện tên khách sạn trên nhiều website như vậy sẽ tạo được ấn tượng về mặt thương hiệu và người dùng cũng sẽ dễ dàng đặt phòng hơn.
• CSLT cũng không bỏ ra nhiều chi phí để marketing online vì các OTA sẽ thực hiện việc này.
• CSLT hoàn toàn có thể cân đối kiểm soát giá bán tối ưu nhất
• Cơ sở lưu trú sẽ xuất hiện trên internet trên tất cả các nền tảng như Bản đồ, công cụ tìm kiếm, app, mạng xã hội...

Với mô hình Quy mô nhỏ vài phòng cho đến hàng trăm phòng vẫn có thể sử dụng hệ thống bán phòng trực tuyến được. Tuy nhiên với các mô hình cơ sở lưu trú nhỏ thì việc mở bán phòng gặp hạn chế riêng.

• Tùy theo Quy mô cũng như cách phân phối bán phòng mà mỗi cơ sở lưu trú có tỷ lệ doanh OTA thu khác nhau. Thông thường ở Quy mô trung bình/lớn thì tỷ lệ doanh thu của OTA trên tổng doanh thu khoảng 30%-60%
• Trong mảng thu hút khách hàng trực tuyến, gần như các khách sạn đều phải hợp tác với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA) để bán phòng. Tuy vậy, nhiều nơi cũng đang tìm cách bán hàng riêng nhằm tránh lệ thuộc vào OTA.
• Cho dù OTA là kênh bán hàng phổ biến nhưng ngày càng có nhiều khách sạn tìm kiếm những kênh phân phối mới, xây dựng trang web của chính mình và đội ngũ bán hàng trực tiếp.

Ngoài những ưu điểm thì các kênh OTA cũng những hạn chế riêng chứ không thể hoàn hảo. Sau đây là những hạn chế của kênh OTA và giải pháp khác phục:

Tùy theo Quy mô của cơ sở lưu trú mà mỗi cơ sở lưu trú có những cách vận hành riêng thông thường ở những khách sạn có Quy mô trung bình/ lớn từ 3* trở lên sẽ có phòng Marketing, phòng kinh doanh. Trong phòng kinh doanh sẽ có người phụ trách mảng sales OTA.

• Với mô hình nhỏ thì thông thường có sự kiêm nhiệm có thể có 1,2 người phụ trách tất cả các mảng từ sales đến marketing.
• Với nhiều mô hình siêu nhỏ ít phòng có thể thuê ngoài hoặc tự vận hành để tiết kiệm chi phí.

• Công việc hàng ngày
• Công việc hàng tuần
• Công việc hàng tháng

• Phương thức tiếp cận Khách hàng
• Quy trình bán phòng/ dịch vụ
• Môi trường làm việc của nhân viên Sale

Khách hàng có thể có những hành trình khác nhau trên môi trường online để tìm đến CSLT của bạn. Bạn hãy xem lại CSLT mình có những kênh bán/ quàng bá nào mà khách hàng có thể nhìn thấy, tiếp cận được. Có thể khách hàng tiếp cận từ môi trường offline > đến online.

OFFLINE: tập gấp, tờ rơi ở các điểm du lịch, sự kiện...

ONLINE: website, kênh ota, quảng cáo trả phí, nền tảng mạng xã hội, email marketing, hợp tác với KOL, thông qua báo chí...

Việc mở bán phòng trên các kênh OTA hãy làm với tâm thế trau truốt, đúng thực tế, mang đến hình ảnh và cảm nhận tốt nhất về chỗ nghỉ của Quý vị đến du khách và đem lại lợi thế cạnh tranh với những sự khác biệt mà CSLT của bạn có. Sau đây là hướng dẫn chi tiết và bạn nên làm theo để CSLT của bạn có khả năng hiển thị tốt nhất.

Xử lý ảnh trước khi cập nhật lên các kênh OTA bao gồm:

• Hướng dẫn xử lý tên file ảnh trước khi tải ảnh lên các trang OTA
• Xử lý kích thước ảnh trước khi tải ảnh lên

Hướng dẫn thay đổi kích thước ảnh hàng loạt bằng phần mềm Caesium giúp bạn tối ưu kích thước ảnh theo từng kênh OTA trước khi upload ảnh lên và tối ưu từ khóa với công cụ tìm kiếm như Google Search/ Bing Search...

Hướng dẫn thay đổi kích thước ảnh hàng loạt bằng phần mềm XNresize (chạy trên tất cả hệ điều hành Window, MacOS, Linux) giúp bạn tối ưu kích thước ảnh theo từng kênh OTA trước khi upload ảnh lên và tối ưu từ khóa với công cụ tìm kiếm như Google Search/ Bing Search...

Thỉnh thoảng hoặc một số trường hợp khi đăng ký bạn sẽ gặp lỗi có thể không hoàn thành được việc đăng ký kênh OTA vì vậy bạn cần biết cách xử lý một số lỗi cơ bản hoặc không đăng ký được kênh OTA mà OTAVN hướng dẫn sau đây cho bạn

Các mục cần tối ưu điều chỉnh ngay sau khi nhận tài khoản Extranet của kênh OTA: Thông tin chung, thông tin về dịch vụ, thông tin phòng, tiện nghi phòng, hình ảnh, chính sách chung, thêm tài khoản thanh toán...

Các mục thường sử dụng trong vận hành/ sử dụng extranet các kênh OTA bao gồm: thông tin chỗ nghỉ, giá, số lượng phòng, đóng mở phòng, khuyến mại, đặt phòng, trò chuyện...

Cách đọc thông số trong đặt phòng của một số kênh OTA giúp bạn hiểu hơn về các thông tin như đặt phòng của khách đang áp dụng khuyến mại gì, kênh phân phối gì, các lưu ý gì, hình thức thanh toán của khách/ khách đã thanh toán cho kênh OTA chưa...

Một số nền tảng khác không hệ thống App quản lý bạn sẽ sử dụng trình duyệt trên di động để điều chỉnh như Chrome, Safari, Firefox, Opera... việc sử dụng trình duyệt thì sẽ giống trên máy tính bạn vẫn cần đăng nhập tài khoản để sử dụng.

App Expedia partner central cho quản lý nền tảng expedia

• Link tải:
• Trên iOS: https://apps.apple.com/vn/app/expedia-group-partner-central/id987675995?l=vi
• Trên Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.expediapartnercentral&hl=vi&gl=US

App Tera cho quản lý nền tảng Traveloka

• Link tải:
• Trên iOS: https://apps.apple.com/id/app/traveloka-tera-for-partners/id1320732763?l=vi
• Trên Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.traveloka.tera&hl=en_US

App Pulse cho quản lý nền tảng Booking.com

• Link tải: https://partner.booking.com/en-gb/solutions/pulse-app
• Trên iOS: https://itunes.apple.com/app/id992795726
• Trên Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.booking.hotelmanager

YCS cho quản lý nền tảng Agoda

• Link tải: https://ycs.agoda.com/vi-vn/kipp/public/home
• Trên iOS: https://apps.apple.com/vn/app/agoda-ycs-for-hotels-only/id1334645772?l=vi
• Trên Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.agoda.companionapp&hl=vi&gl=US

Bạn nên mở thẻ thanh toán quốc tế Credit card (ngân hàng sẽ ứng trước cho phép tiêu dùng 1 khoản tiền) hoặc Debit card (lấy tiền từ tài khoản gốc của bạn) để thanh toán được duyệt tự động thay vì thủ công như việc chuyển khoản.

Hướng dẫn cách liên hệ với trang OTA. Thông tin về Đường dẫn trợ giúp, Email liên hệ và SĐT liên hệ hỗ trợ đối tác (CSLT)

Cách thiết lập mẫu trả lời tự động trên 1 số kênh OTA áp dụng cho các kênh OTA lớn có sẵn tính năng này như Booking.com, Expedia

Một số kênh OTA lớn như Booking.com chúng ta có thể liên hệ với khách trong extranet các kênh OTA qua công cụ của hệ thống. Những đặt phòng chưa thanh toán/ pay at hotel bạn sẽ có số điện thoại của khách hàng.

Ngoài cách lên hệ bằng cách gửi tin nhắn, nội dung trong extranet bạn có thể phản hồi email có yêu cầu của khách hàng hoặc soạn email mới tới email mã hóa của khách hàng để gửi cho khách hàng trên các kênh OTA, khách hàng sẽ vẫn nhận được Email, ứng dụng mà khách cài đặt (thông báo đẩy)

ĐÂY LÀ NỘI DUNG KIỂM TRA LẠI KIẾN THỨC BẠN ĐÃ HỌC TRONG BÀI TỔNG QUAN. Hãy trả lời các câu hỏi sẽ giúp các bạn nắm rõ được kiến thức và tầm quan trọng của các yếu tố khi vận hành Sale OTA